Einleitung
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen heute vor einer Vielzahl von Herausforderungen: Fachkräftemangel, steigende Inflationsraten und zunehmend komplexe rechtliche Anforderungen. Eine Studie aus dem Bundesland Thüringen zeigt beispielsweise, dass nur etwa ein Drittel der kleinen Unternehmen mit 1-9 Beschäftigten Zugang zu betriebsärztlicher Betreuung hat und weniger als die Hälfte über eine Fachkraft für Arbeitssicherheit verfügt.
Betriebsärztliche Betreuung nach Unternehmensgröße
Quelle: Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben im betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz, Arbeitsmedizin, Sozialmedizin, Umweltmedizin : ASU ; Zeitschrift für medizinische Prävention, Vol. 54, 2019
Trotz dieser Herausforderungen können rechtliche Anforderungen und Normen auch als Chance gesehen werden. Eine Studie des IfM Bonn zeigt, dass nicht alle bürokratischen Anforderungen als Belastung empfunden werden.
Insbesondere Normen wie ISO-Standards und gesetzliche Vorgaben in Bereichen wie Steuern und Zoll werden trotz ihrer Bürokratiekosten von einigen KMU als ‚weniger belastend‘ empfunden und als Möglichkeit zur Differenzierung am Markt wahrgenommen.
Wie können KMU diesen komplexen Herausforderungen begegnen, ohne sich zu überfordern oder rechtliche Risiken einzugehen?
Dieses Whitepaper bietet eine klare Perspektive darauf, wie „as a Service“-Modelle in spezialisierten Bereichen wie Arbeitsschutz, Datenschutz und Qualitätsmanagement für KMU eine erfolgversprechende Strategie sein können, um sich effektiv im Markt zu positionieren und gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Anforderungen sicherzustellen.
Kapitel 1
Aktuelle Herausforderungen für Unternehmen
Fachkräftemangel, hohe Inflation und ungewisse Konjunkturaussichten stellen die Unternehmenswelt vor beispiellose Herausforderungen. Einerseits erfordern diese Herausforderungen hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit; andererseits steigt der Druck, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
1.1 Vielschichtige Anforderungen
Von der Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen bis hin zur Implementierung effizienter Prozesse sind die Anforderungen an Unternehmen heute breit gefächert. Insbesondere KMU stehen dabei vor der Herausforderung, mit begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen Schritt zu halten. Die aktuelle Studie „Zukunftspanel Mittelstand 2023“ des IfM Bonn unterstreicht, dass die vielfältigen Anforderungen eine große Belastung für KMU darstellen.
„Die größten Problemfelder der Unternehmen“
Quelle: Zukunftspanel Mittelstand 2023: Erhöhter Wettbewerbsdruck fordert die Unternehmen heraus, Institut für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn, 2022
1.2 Der Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel steht nach wie vor an oberster Stelle der unternehmerischen Herausforderungen, wie die Studie „Zukunftspanel Mittelstand 2023“ des IfM in Bonn bestätigt. Der demografische Wandel trägt zusätzlich zu diesem Problem bei: Eine alternde Belegschaft stellt Unternehmen vor die Herausforderung, qualifizierten Nachwuchs zu finden und zu fördern. Besonders Handwerksbetriebe sehen sich mit einem Mangel an geeigneten Bewerbern konfrontiert.
Zur vorsichtigen Annäherung an ein weiteres, in der Studie angesprochenes Thema: Einige Unternehmen berichten von einer abnehmenden Leistungsbereitschaft innerhalb der Belegschaft. Dies ist ein sensibles Thema, das mit Bedacht behandelt werden sollte, um keine falschen Signale an das Team zu senden.
In dieser komplexen Situation erfordert die Bewältigung des Fachkräftemangels eine umfassende Strategie, die über monetäre Anreize hinausgeht. Sie muss eine gezielte, langfristige Planung beinhalten, um sowohl kurzfristige als auch langfristige Erfolge zu erzielen.
1.3 Ansteigende rechtliche Anforderungen
In einer speziellen Studie des IfM in Bonn zur Bürokratie wurde deutlich, dass rechtliche Anforderungen oft einen Fixkostencharakter haben, der kleinere Unternehmen finanziell stärker belastet.
Während gesetzliche Auflagen in der Regel für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern zunehmen, sind kleinere Unternehmen von dieser Entwicklung nicht isoliert. Sie spüren die Auswirkungen indirekt, beispielsweise durch Fragenkataloge und Audits, die von ihren größeren Geschäftspartnern initiiert werden.
Ein aktuelles Beispiel dafür ist das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Zudem müssen größere Unternehmen mittlerweile verpflichtende Nachhaltigkeitsberichte vorlegen, was wiederum Auswirkungen auf ihre kleineren Geschäftspartner haben kann, etwa in Form von erhöhten Nachhaltigkeitsanforderungen.
Die wachsende Bürokratie wird „zunehmend als unverhältnismäßig wahrgenommen“ , insbesondere vom Mittelstand und dem Handwerk.
„Politische Rahmenbedingungen sind in sämtlichen Bereichen katastrophal: Die Bürokratie, Abgaben und Steuerlast, sowie Überregulierung.“
Quelle: Zukunftspanel Mittelstand 2023: Erhöhter Wettbewerbsdruck fordert die Unternehmen heraus, Institut für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn, 2022
1.4 Wettbewerbsdruck und Innovation
In der globalisierten Wirtschaft ist der Druck, innovativ und wettbewerbsfähig zu bleiben, allgegenwärtig. Während in der Vergangenheit Wettbewerbsdruck vielleicht eine weniger prominente Rolle spielte, haben steigende Kosten für Rohmaterialien, Produktion und Personal diese Dynamik verändert; sie ist nun eine zentrale Herausforderung für Unternehmen geworden.
Diese steigenden Kosten beeinträchtigen direkt die finanzielle Innovationsfähigkeit der Unternehmen. Es wird immer schwieriger, die notwendigen Mittel für Forschung und Entwicklung aufzubringen. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Innovationen mit einer wachsenden Anzahl von Vorschriften konform sind. Diese Kombination stellt vor allem für kleinere Betriebe eine erhebliche Belastung dar und erschwert ihre Fähigkeit, auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Dieses Kapitel hat die komplexen Herausforderungen beleuchtet, vor denen KMUs in heutigen Zeiten stehen. Im nächsten Kapitel werden wir darauf eingehen, warum Outsourcing in diesem Kontext nicht nur sinnvoll, sondern vielleicht sogar notwendig ist.
1.4 Digitalisierung
Entgegen der allgemeinen Annahme, dass die Digitalisierung eine kontinuierlich wachsende Herausforderung darstellt, zeigt die Studie des IfM Bonn, dass dieses Thema im Vergleich zu anderen Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel und Wettbewerbsdruck an Bedeutung verliert. Dies ist weniger ein Indikator für den abgeschlossenen Digitalisierungsprozess in Unternehmen als vielmehr ein Zeichen für die Dominanz anderer, als existenziell wahrgenommener Herausforderungen.
Doch trotz der scheinbaren Verschiebung der Prioritäten bleibt die Digitalisierung ein unverzichtbares Instrument: Richtig eingesetzt, kann sie nicht nur zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen, sondern auch signifikante Effizienzsteigerungen ermöglichen und somit zu wertvollen Kosteneinsparungen führen.
Kapitel 2
Warum Outsourcing gerade jetzt Sinn macht
2.1 Ressourceneffizienz
Klein- und Mittelstandsunternehmen (KMU) stehen oft vor dem Dilemma begrenzter Ressourcen, sei es in puncto Zeit oder Budget. Daher kann das Outsourcing von Fachbereichen wie Arbeitsschutz, Datenschutz und Qualitätsmanagement eine effiziente Lösung bieten. Durch die gezielte oder teilweise Auslagerung dieser Dienste können sich KMU intensiver auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und somit die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Vor allem größere Betriebe nutzen Outsourcing, um interne Abteilungen zu entlasten und Personalkosten flexibler zu gestalten.
2.2 Kosteneffizienz
Die Rekrutierung und Ausbildung von Fachkräften kann einen erheblichen finanziellen Aufwand bedeuten. Insbesondere im Bereich des Arbeitsschutzes wird laut einer Studie der Berufsgenossenschaft baua die Kompetenzentwicklung als Schlüsselfaktor für Fachkräfte angesehen. Hinzu kommen laufende Kosten für Software und andere Hilfsmittel, die für eine effektive Umsetzung der jeweiligen Funktionen notwendig sind. Durch Outsourcing können nicht nur diese Kosten minimiert werden, sondern die Unternehmen profitieren gleichzeitig von qualitativ hochwertigen Dienstleistungen.
2.3 Rechtliche Sicherheit
Viele Unternehmen sehen sich mit wachsenden rechtlichen Anforderungen konfrontiert, die Spezialwissen erfordern. Dies gilt insbesondere für KMU, die in der Lieferkette größerer Unternehmen stehen. Mit spezialisierten externen Dienstleistern an ihrer Seite können sie sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, ohne sich selbst um diese im Einzelnen kümmern zu müssen.
2.4 Flexibilität und Skalierbarkeit
Outsourcing eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsmodelle mit hoher Flexibilität anzupassen und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Bei wachsendem oder schwankendem Bedarf erlaubt die Auslagerung spezialisierter Dienstleistungen eine rasche Skalierung, ohne zeitaufwändige Rekrutierungs- und Trainingsprozesse. Zudem bietet Outsourcing den Vorteil, dass eine Personalanpassung möglich ist, ohne die Kernbelegschaft zu reduzieren oder deren Arbeitsbelastung zu erhöhen.
2.5 Zugang zu Expertenwissen
Outsourcing bietet den Zugang zu einem Pool von Fachleuten, die in ihren jeweiligen Bereichen auf dem neuesten Stand sind. Dies ist insbesondere in schnelllebigen und komplexen Feldern wie dem Datenschutz von unschätzbarem Wert, wo laufende Weiterbildungen und Anpassungen an neue Gesetzeslagen erforderlich sind. In einer Studie der Berufsgenossenschaft baua wurde die Kompetenzentwicklung in spezialisierten Bereichen wie dem Arbeitsschutz als entscheidender Faktor identifiziert. Durch das Outsourcing können Unternehmen sicherstellen, dass sie immer Zugriff auf das aktuellste Expertenwissen haben, ohne selbst in teure und zeitaufwändige Weiterbildungen investieren zu müssen.
2.6 Risiken und Herausforderungen im Outsourcing
Obwohl Outsourcing zahlreiche Vorteile bietet, kommt es nicht ohne Risiken und Herausforderungen. Insbesondere im Kontext von Lieferketten können Engpässe oder Qualitätsmängel bei externen Dienstleistern die gesamte Betriebsführung beeinträchtigen.
Mittelständische Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die Auslagerung von Dienstleistungen oder Produktionsschritten:
- Lieferkettenrisiken erhöhen kann: Eine Unterbrechung in der Leistung des Dienstleisters kann sich unmittelbar auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken, seine eigenen Kunden zu bedienen.
- Qualitätskontrolle erschwert: Wenn ein Teil des Prozesses ausgelagert ist, ist die direkte Kontrolle über die Qualität der Arbeit oder des Produkts nicht immer möglich.
- Vertraulichkeits- und Sicherheitsbedenken schafft: Die Weitergabe sensibler Unternehmensinformationen an Dritte erhöht das Risiko von Datenmissbrauch oder -verlust.
- Komplexität in Verwaltung und Koordination erhöht: Die Arbeit mit mehreren externen Dienstleistern kann die Verwaltung komplexer machen und erfordert eine effiziente Koordination.
Dies bedeutet nicht, dass Outsourcing grundsätzlich vermieden werden sollte, sondern dass ein bewusstes Risikomanagement notwendig ist. Unternehmen sollten robuste Kontrollmechanismen und Notfallpläne implementieren, um die Risiken zu minimieren und effektiv auf eventuelle Probleme reagieren zu können.
Kapitel 3
Die Vorteile des Outsourcings für spezialisierte Bereiche
In einer dynamischen Geschäftswelt, in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung sind, bietet Outsourcing für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine Reihe attraktiver Vorteile.
3.1 Effizienzsteigerung
Outsourcing ist nicht einfach eine Methode zur Kostenreduktion, sondern eine strategische Entscheidung, die die betriebliche Effizienz verbessern kann. Externe Dienstleister sind oft Spezialisten auf ihrem Gebiet und bringen nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch wertvolle Erfahrungen aus verschiedenen Branchen und Projekten mit. Dies ermöglicht eine schnellere und qualitativ hochwertigere Ausführung spezialisierter Aufgaben.
3.2 Spezialisierung und Expertise
Ein wesentlicher Vorteil des Outsourcings ist der Zugang zu hochspezialisiertem Wissen und Erfahrung, die intern oft nur schwer aufzubauen sind. Dies ist insbesondere in komplexen Bereichen wie dem Arbeitsschutz und Datenschutz wichtig.
Externe Experten sind auf dem Laufenden, wenn es um gesetzliche Änderungen oder neueste Best Practices geht. Dies minimiert Risiken und ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.
3.3 Die Rolle des externen Dienstleisters: Ein Partner, kein Fremder
Eine erfolgreiche Outsourcing-Partnerschaft basiert auf einer transparenten und effektiven Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister. Gute Dienstleister verstehen nicht nur die technischen Anforderungen, sondern auch die Unternehmenskultur und -ziele. Durch maßgeschneiderte Dienstleistungen können sie sich nahtlos in die Prozesse und Abläufe des Unternehmens einfügen.
3.4 Skalierbarkeit und Flexibilität
Einer der signifikanten Vorteile von Outsourcing ist die Fähigkeit zur schnellen Anpassung an Marktveränderungen. Ob es sich um eine schnelle Skalierung von Ressourcen oder um die effiziente Verwaltung spezieller Projekte handelt, ein externer Dienstleister bietet die notwendige Flexibilität. Insbesondere in Zeiten unvorhersehbarer Herausforderungen ermöglicht Outsourcing eine agile Reaktion, ohne die Kernbelegschaft zu beeinflussen.
Kapitel 4
Wie Outsourcing zur Effizienzsteigerung beiträgt
Die Entscheidung, Bereiche wie Arbeitsschutz, Datenschutz und Qualitätsmanagement auszulagern, geht weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinaus. Sie stellt eine strategische Initiative dar, die sowohl die Effizienz als auch die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens deutlich steigern kann.
4.1 Zeitersparnis
Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen im Geschäftsleben. Durch Outsourcing können Unternehmen diese Ressource effizienter nutzen, indem sie zeitintensive, aber spezialisierte Aufgaben an Experten auslagern. Interne Teams können sich so auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
4.2 Prozessoptimierung
Ein erfahrener Dienstleister bringt nicht nur Fachwissen mit, sondern auch Best Practices und innovative Lösungen aus anderen Projekten und Branchen. Diese Ressourcen können genutzt werden, um interne Prozesse zu optimieren und damit die Gesamteffizienz zu steigern.
4.3 Qualitätssicherung
Ein professioneller Dienstleister hat in der Regel strikte Kontrollmechanismen und Qualitätsstandards. Das minimiert das Risiko von Fehlern und verbessert die Qualität der erbrachten Leistungen.
4.4 Klarheit und Transparenz
Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Transparenz. Externe Dienstleister sind dazu angehalten, ihre Prozesse und Ergebnisse klar zu dokumentieren. Dies erleichtert die Überwachung und Kontrolle und ermöglicht es dem Unternehmen, sich einen genauen Überblick über die erbrachten Leistungen zu verschaffen.
Outsourcing kann also weit mehr sein als eine Notlösung. Es kann eine strategische Entscheidung sein, die Unternehmen hilft, effizienter, flexibler und wettbewerbsfähiger zu werden. Dabei sollten Unternehmen aber stets die Wahl des richtigen Partners sorgfältig abwägen, um von all diesen Vorteilen profitieren zu können.
Kapitel 5
Datenschutz und Arbeitsschutz als erweiterte Themen
Es mag für viele Unternehmen zunächst nicht offensichtlich sein, aber Datenschutz und Arbeitsschutz sind mehr als nur gesetzliche Verpflichtungen. Sie können als ein integrierter Teil der Unternehmensstrategie betrachtet werden, der nicht nur zur Einhaltung von Vorschriften, sondern auch zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
5.1 Von der Pflicht zur Chance
Gerade in einer Zeit, in der Daten zu einem immer wertvolleren Gut werden, stellt der Datenschutz ein wesentliches Qualitätsmerkmal dar. Unternehmen, die in diesem Bereich vorbildlich agieren, setzen nicht nur ein Zeichen in Sachen Verantwortung, sondern gewinnen auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.
Arbeitsschutz geht ebenfalls über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinaus. Ein sicherer und gesunder Arbeitsplatz kann die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigern und somit zu einer besseren Unternehmensleistung beitragen.
5.2 Synergien nutzen: Praktische Beispiele
Datenschutz und Arbeitsschutz können in der Praxis zahlreiche Synergien aufweisen, die über reine Gesetzeskonformität hinausgehen. Ein Beispiel ist die Vereinheitlichung von Leitbildern und Verhaltenskodizes. Egal, ob es sich um Datenschutz, Arbeitssicherheit oder andere Bereiche wie IT-Sicherheit handelt, ein einheitliches Leitbild erleichtert die interne und externe Kommunikation und minimiert das Risiko von Widersprüchen in den verschiedenen Regelwerken.
Darüber hinaus kann die Dokumentation im Arbeitsschutz nicht nur dabei helfen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch die Beantwortung von Fragenkatalogen erleichtern, die von größeren Unternehmen im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung gestellt werden. Das kann gerade für KMU relevant sein, die als Dienstleister oder Zulieferer für größere Unternehmen tätig sind.
5.3 Gesamtkosten senken
Durch die Integration dieser beiden Bereiche in die Unternehmensstrategie können nicht nur Risiken minimiert, sondern auch Kosten gesenkt werden. Die Einrichtung von effizienten Prozessen und Systemen in diesen Bereichen spart langfristig Geld und schafft einen Mehrwert für das Unternehmen.
Die Integration von Datenschutz und Arbeitsschutz in die Unternehmensstrategie ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern kann als Teil einer umfassenden Unternehmensstrategie zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung beitragen.
Fazit
Das Outsourcen von spezialisierten Dienstleistungen, wie Arbeitsschutz und Datenschutz, ist nicht nur eine praktische Lösung zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, sondern auch eine strategische Entscheidung, die zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
Risikominimierung
Die Delegierung von komplexen und sich ständig ändernden Anforderungen an externe Spezialisten minimiert Risiken. Diese Fachleute sind darauf trainiert, aktuelle und künftige Herausforderungen zu antizipieren und angemessen darauf zu reagieren.
Effizienz und Kosteneinsparung
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Steigerung der Effizienz durch die Bündelung von spezialisierten Dienstleistungen. Nicht nur wird die administrative Last innerhalb des Unternehmens reduziert, sondern auch die Qualität der Dienstleistungen verbessert, was langfristig zu Kosteneinsparungen führt.
Wettbewerbsvorteile
In einer Welt, in der das Vertrauen der Kunden immer wichtiger wird, kann die Einhaltung von Best Practices im Datenschutz und im Arbeitsschutz ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal sein. Darüber hinaus ermöglicht die Auslagerung dieser Dienstleistungen den Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und so einen Vorsprung im hart umkämpften Markt zu gewinnen.
Die Komplexität der aktuellen Unternehmenslandschaft erfordert eine neue Herangehensweise an Themen, die traditionell als Last angesehen wurden. Outsourcing bietet hier eine leistungsstarke und effiziente Lösung.